Logiciels de Gestion documentaire (GED)

Logiciels de Gestion documentaire (GED) : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?

Définition

La Gestion Électronique de Documents (GED ou EDM pour Electronic Document Management en anglais) est une application Web qui vous permet de stocker tous les fichiers de votre entreprise (factures, bulletins de salaire, bons de commande, documents techniques, mails, vidéos, etc.) dans un cloud et y accéder pour les consulter ou les modifier dès que vous en avez besoin. 

Quelques logiciels GED populaires : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Comment ça marche ?

Le logiciel de GED centralise et organise vos fichiers numériques. Proposé en mode SaaS, vos collaborateurs se connectent à l’outil depuis un navigateur Web (PC, Smartphone ou tablette) : 

• Pour consulter les documents ou demander des droits d’accès 
• Pour modifier des documents
• Pour partager des fichiers
• Pour enrichir la base de données de fichiers
• Pour supprimer des éléments

L’administrateur peut gérer les droits d’accès des collaborateurs à l’outil et aux documents : lecture seule, modification, partage, pas d’accès.

L’offre de l’éditeur inclut généralement un espace de stockage cloud. Cependant, le logiciel peut s’interfacer avec votre serveur de stockage nas infogéré.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de GED ?

La numérisation des documents

Premièrement, vous importez tous les fichiers de votre entreprise :

• Vous uploadez des documents numériques via un simple drag and drop dans un dossier ou sous-dossier
• Vous utilisez la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractère) et prenez en photo des papiers depuis votre smartphone
• Vous synchronisez le logiciel à votre messagerie électronique

Pour simplifier l’archivage papier, vous pouvez connecter l’outil à votre scanner, photocopieuse, ou copieur numérique.

Le gestionnaire de documents prend en charge :

• Tous vos fichiers : documents administratifs, contrats, bulletins de salaire, bons de commande, factures fournisseurs et clients, etc.
• Tous les formats : PDF, Word, Excel, Powerpoint, image, vidéos, Google Doc, sharepoint, etc. 

Pour archiver correctement vos documents, vous structurez au fur et à mesure une arborescence logique (par individu, projet, équipe, fonction, etc.) et rangez vos documents dans les différents dossiers et sous-dossiers. Vous pouvez également trouver vos fichiers en inscrivant des mots clés dans le moteur de recherche de l’outil.

L’outil informatique reconnaît les documents aux formats similaires pour les indexer automatiquement. Par exemple, vos factures sont rangées dans votre dossier “Facture”.

La gestion des documents dans l’outil

Les fonctions suivantes sont au coeur de la gestion documentaire :

• Consultation de documents
• Gestion de contenu en entreprise (ECM)
• Édition et co-édition simultanée
• Partage nominatif ou groupé de documents
• Sauvegarde des données avec historique des versions
• Suppression et restauration de documents
• Ajout de commentaires et tags

Certains documents nécessitent d’utiliser le moteur de workflows pour gérer les demandes et les droits. Par exemple : 

• Une demande de consultation ou de téléchargement d’un document sensible
• Une demande de partage d’un fichier avec une personne interne ou externe (client, partenaire) à l’entreprise
• Une modification qui nécessite une validation en amont : nommage, suppression, archivage électronique, etc.
• Etc.

L’administrateur du document ou de l’application est automatiquement notifié de la demande et peut l’accepter ou la rejeter.

Un document partagé fait l’objet d’une notification automatique par email auprès de son destinataire. Un fichier trop volumineux peut être envoyé par courrier électronique sous forme d’un lien téléchargeable.

Les espaces de travail collaboratifs

Certaines solutions GED incluent un portail collaboratif par projet sur lequel les équipes peuvent échanger :

• Partager des documents (intranet ou extranet)
• Discuter sur un live chat, réaliser des sondages
• Utiliser un gestionnaire de tâches
• Recevoir des notifications
• Consulter l’agenda de l’équipe ou d’un membre

Avec la fonction synchronisation de l’outil, vous disposez sur votre bureau d’un dossier qui répertorie tous les éléments de votre drive. Vous pouvez consulter les documents et les modifier si vous en avez le droit.

Les documents modifiés localement sont automatiquement uploadés en tant que nouvelle version dans votre gestionnaire de documents et le poste de travail des membres de votre équipe.

En mode offline, il se synchronisera automatiquement lorsque la connexion sera rétablie.

Un outil de cybersécurité

Les éditeurs de solutions GED proposent différents niveaux de sécurité pour garantir l’intégrité de vos fichiers :

• Chiffrement bout-en-bout de vos données (certificat SSL)
• Cloud sécurisé dans des datacenters protégés
• Authentification multi-facteurs et multi-périphérique (NFC, IP, horaire, biométrique, QR Code, etc.)

Certaines solutions intègrent les fonctionnalités clés des coffres-forts numériques telles que la signature électronique ou l’archivage numérique à valeur probante.

Qui utilise un outil de GED ?

Dématérialiser ses documents est une tendance actuelle qui rend les documents accessibles et partageables. Une TPE et petite PME peut se contenter d’un dossier sur son disque dur, d’un outil bureautique et d’une sauvegarde externalisée. Un cabinet d’expertise comptable, une collectivité locale, une grande entreprise, etc., a tout intérêt d’installer une solution GED pour gérer sa base de connaissances.

Cette solution est généralement installée par le service informatique ou la DSI puis utilisée par les différents services pour gérer les contrats, améliorer l’expérience et la relation client, etc.

Pourquoi utiliser la GED en entreprise ?

La dématérialisation des documents permet de gérer le cycle de vie de tous les fichiers en éliminant l’archivage papier laborieux. Cependant, elle présente quelques inconvénients. 

Avantages

• Plus de supports papier, les documents sont classés en ligne et facilement accessibles
• Facilite la gestion de projet collaborative entre les membres d’une équipe
• Gain temps et de productivité des collaborateurs
• Protection contre la fuite de données et la falsification 
• Solution de cloud computing : pas de crainte de perdre des données en cas de vol de matériel d’hébergement
• Compatible avec tous type d’ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, etc.) et tous les éléments du système d’information (CRM, CMS, Réseau Social d’Entreprise, CAO, BPM, etc.)
• Choisir un gestionnaire de document français vous protège du Patriot Act

Inconvénient

• En cas de défaillance de l’outil, vous risquez de tout perdre si vous n’avez pas prévu de sauvegarde externalisée 
• Utiliser le cloud de l’éditeur peut être risqué si le fournisseur arrête son activité
• Avant de souscrire à un GED, il faut s’assurer de la présence d’une clause de réversibilité des données en cas de rupture contractuelle
• Risques de problèmes de synchronisation si deux individus modifient le même document hors ligne.

Comment choisir son logiciel de GED ?

Il est important de prendre en compte l'infrastructure informatique existante dans l'entreprise. Ceci afin de choisir un outil qui pourra s'intégrer facilement avec les solutions métiers. Il faut également se renseigner sur la localisation des data centers, et la sécurisation des données, surtout si elles sont sensibles. A savoir que ces la législation du pays où sont localisés les data centers qui s'applique à vos données stockées.

D'un point de vue opérationnelle :

• Le logiciel est-il mis à jour régulièrement ?
• Est-il adaptable ? Peut-il évoluer facilement en fonction des besoins ? 
• L'interface est-elle ergonomique et compréhensible pour tous les utilisateurs ?

Pour plus de détails, vous consultez notre guide sur la GED.