Logiciels de Business Process Management (BPM)

Logiciels de Business Process Management (BPM) : guide d'achat

Qu'est-ce qu'un logiciel BPM en ligne? 

Définition : 

BPM signifie Business Process management ou en français Gestion des Processus Métiers. Il permet d’analyser et améliorer la fluidité des processus métiers mis en place par l’entreprise dans l’objectif d’améliorer ses indicateurs de performances. Transformation digitale oblige, adopter cet outils est un véritable atout pour l’optimisation d’une entreprise. 

Comment cela marche ? 

L'approche du BPM consiste à automatiser les tâches qui représentent peu de valeur ajoutée et qui peuvent faire l'objet d'erreurs humaines.
Un processus métier constitue une série d’actions que les employés doivent accomplir pour atteindre leurs objectifs. Chaque processus peut se découper de manière différentes et son optimisation peut être difficile à obtenir. Le BPM donne accès à une modélisation informatique rapide et intuitive de l’ensemble de ces processus. Concrètement, le BPM place tous les processus au centre de l’organisation et crée une cartographie de celle-ci. 
L’utilisation d’un logiciel bpm assure la possibilité d’anticiper les anomalies. Il donne aussi les opportunités d’améliorer vos processus métiers. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel BPM SaaS ?

Avant de choisir une solution logicielle de gestion électronique des documents de processus, il est nécessaire de définir au mieux les besoins de sa société. Les BPM possède quelques fonctions indispensables :
 

• La modélisation avec cartographie de chacun des processus 

Cela permet de décrire de façon détaillé les étapes, et les règles de gestion qui caractérisent un processus métier. La modélisation donne une meilleure gestion des acteurs et de leurs rôles. Tout ceci permet de transposer la cartographie des processus réalisée et modéliser les différents workflow (flux de travail) de chaque process. 
  
Avoir des règles d’automatisation qui puissent être applicables à tous les flux de travail. Il faut donc que les actions automatiques soient présentes et qu’il y ait également les modifications en temps réel afin de gagner en productivité. 
 

• Sa capacité d’intégration 

C’est une fonction primordiale, qui sert à toutes les organisations. Un bon BPM devra être capable de s’interfacer avec l’ensemble des systèmes d’information pour exécuter les processus. (comme 'envoyer des notifications automatiquement à des clients lors d'une prise de commande ou de déclencher un événement suite à la validation d'un formulaire.) Le BPM peut être compatible avec un ERP, progiciel de gestion RH ou encore CRM. Cette capacité à s’intégrer à d’autres applications permet de faire des gains de productivité. 

Qui utilise un logiciel de gestion des processus d’entreprise ?

L’outil a la particularité d’apporter une vision globale de l’architecture de l’organisation. Toute entreprise qui possède de nombreuses interactions entre différents métiers peut être amené à utiliser ce logiciel. Il est alors évident que les ETI (entreprise de taille intermédiaire) PME  (petites et moyennes entreprises) et GE (Grandes entreprises) sont les principaux concernés par l’usage de cet outil. 

Pourquoi utiliser un logiciel business process management en entreprise ?

Avantages

La modélisation des processus métiers au travers de l’utilisation de ce logiciel de gestion apportera une diminution des erreurs humaines et optimisera les tâches à fortes valeurs ajoutées. Un véritable levier de gestion puissant pour les entreprises :

• Un gain de temps indéniable : 

Tous les éléments se trouvent au même endroit et sont consultables en quelques secondes. La démarche BPM permet de modéliser le cycle de vie des processus par de simples glisser/déposer d'objets : étapes, événements, conditions, liens logiques. Ces outils rendent la représentation de la chaîne de valeur de l'entreprise extrêment simple/ Aucun code n'est requis. Une fois les processus créés les applications les exécutent. Ce logiciel est donc directement liée au système d'information de l'entreprise. 

• Une meilleure traçabilité des modifications des documents de processus métier :

Un stockage plus simple et une gestion de documents plus performante. Une visibilité claire des décisions et des répercussions sur vos activités.

• Un retour sur investissement très rapide :

Cette approche managériale permet de s’assurer de l’efficience de chaque action mis en oeuvre par le logiciel de gestion des processus métiers. Rapidement les objectifs sont remplis, une meilleure relation client, plus de productivité et une croissance rapidement visible. 

• Une identification immédiate des dysfonctionnements ainsi qu’une meilleure gestion des risques 

Les logiciels de Business Process Management assurent toute une série de contrôles afin d'informer les concepteurs d'une éventuelle défaillance d'un processus : cas non envisagé, erreurs de données, etc. Ce monitoring des process permet de se positionner dans une démarche d'amélioration continue dont les clients comme les services internes bénéficient quotidiennement.

• Sans compter :

Une plus grande implication des équipes grâce à une démarche processus claire. Un échange plus simple lors d’un travail collaboratif ou pour communiquer plus aisément avec les partenaires. La réduction des coûts de production process par process. La possibilité de bénéficier des mises à jour automatiques.

Inconvénients

• Il faut veiller à bien accompagner ses collaborateurs sur la conduite du changement.
• Les logiciel bpm open source peuvent ne pas toujours contenir les fonctionnalités indispensables à une exploitation parfaite de la gestion des processus métier.  

Comment choisir un progiciel BPM ?

• L’évolutivité de la solution 
• Sécurisation des données 
• Relation avec l’assistance offert par l’éditeur 
• L’ergonomie 
• Mise à jour automatique 
• La souplesse du paramétrage 
• Les fonctions disponibles
• Coût : variable en fonction de l’éditeur (de gratuit à prix sur demande) 

Les meilleurs logiciels BPM gratuits et open source

• Bubble Plan 
• Axelor 
• Activiti  
• Bonnita 
• JBPM 

Les logiciels BPM professionnels les plus connus

• Iterop 
• Geo-Replicator 
• Kontinuum 
• Quality Saas
• CleverOcean  
• Engage Process modeler 
• Adobe Livecycle ES4 

Pour tout savoir sur l'optimisation de votre productivité par l'automatisation, retrouvez nos guides sur la gestion des processus métier.