AS-Abonnement : Module d'acquisition, de gestion et de suivi des périodiques

AS-Abonnement est un module qui s'adapte au fonctionnement et missions des centres et services de documentation : bibliothèques, médiathèques, centres de documentation et ludothèques.

Le logiciel facilite la gestion de l'ensemble des abonnements d'une structure, de leur acquisition jusqu'à leur diffusion auprès des lecteurs internes et externes à la structure.

Acquisitions

Le module permet de créer, éditer et envoyer des commandes pour l'acquisition de nouveaux abonnements et pour le renouvellement des abonnements arrivant à échéance. Ces commandes peuvent être éditées sous le format papier et électronique.

Les acquisitions peuvent concerner des abonnements bulletinés ou directement adressés aux destinataires.

Une aide à la saisie et au contrôle est proposée lors de la réception des périodiques.

Bulletinage

Les délais de réceptions sont automatiquement générés lors de la passation des commandes. L'impression des fiches de circulation est optionnelle et peut être simultanée (au fur et à mesure des réceptions) ou différée (en fin de traitement de réception).

Circulation et retour de circulation

Deux types de circulations et retours de circulation sont proposés : la circulation linéaire et en marguerite. La circulation linéaire permet de mémoriser la fin de circulation de la revue et éventuellement de cataloguer la revue dans le logiciel As-Médiathèque pour la rendre disponible au prêt. La circulation en marguerite permet de mémoriser le retour d'une consultation et d'émettre une fiche pour le lecteur suivant.

Plusieurs formats de fiches de circulations peuvent être édités avec un code-barre permettant de simplifier le traitement de retour de circulation.

Réclamations

L'analyse des réceptions et des numéros manquants est réalisée à partir d'une date donnée. Les réclamations résultantes peuvent être modifiées avant d'être envoyées aux fournisseurs. Des réclamations manuelles peuvent être saisies pour toutes les revues qui ne sont pas bulletinées.

Le logiciel possède un système de relances pour les réclamations en suspend.

Archivage

La fonction d'archivage permet d'avoir une vue synthétisée, sous forme de collection, des réceptions enregistrées durant une année. Ces collections sont ensuite visibles, avec la possibilité de voir la synthèse détaillée de chaque année.

Suivi et statistiques

Des statistiques et listes sont accessibles et peuvent être effectuées sur les fichiers d'autorités et les dépenses effectuées. Les résultats peuvent être visualisés, imprimés, ou stockés dans un fichier pour être repris sur un logiciel de traitement de texte ou un tableur.

Budget

Actualisation automatique des budgets en fonction des mouvements effectués sur le portefeuille d'abonnements. Le suivi budgétaire permet de les comparer aux budgets prévisionnels.